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Kostenfalle Einkauf: So vermeiden Sie teure Fehlkäufe in der Gebäudereinigung

Mit kompetenten Mitarbeitern Kunden begeistern und dabei Kosten sparen.

Viele Einkäufe sind weder sinnvoll, noch entsprechen sie den individuellen Anforderungen. Teure Fehlinvestitionen sind die Folge. Wir zeigen Ihnen deshalb heute, wie Sie den Einkauf in Ihrem Unternehmen zielführend gestalten können und auf was es dabei ankommt.

Fehlende Kommunikation, unzureichende Planung

Statt reger Kommunikation herrscht in so manchem Unternehmen eine Kultur des Schweigens. Die verschiedenen Abteilungen arbeiten aneinander vorbei oder sogar gegeneinander. Eine effektive Einkaufsplanung ist so nicht möglich. Die Leidtragenden dieser „Revierkämpfe“ sitzen jedoch nicht in den Chefetagen, sondern arbeiten vor Ort beim Kunden. Sie sind es schließlich, die im Zweifel mit unzureichenden Arbeitsgeräten Qualität erbringen müssen.

Während das Controlling auf niedrige Einkaufspreise pocht, will der Einkauf seine ausgehandelten Verträge nicht kampflos aufgeben. Die Chefetage wiederum will eine schnelle Einigung. Das Ergebnis einer solchen Unternehmenspolitik sind faule Kompromisse, die allen helfen, nur nicht den Fachkräften vor Ort. Sie aber haben kein oder nur ein sehr begrenztes Mitspracherecht.

Zugegeben: Das Bild, das wir hier zeichnen, ist in Teilen etwas überspitzt. Aber es verdeutlicht die Probleme, mit denen viele Unternehmen zu kämpfen haben. Denn oft sind Fehlkäufe nicht die Folge von Inkompetenz oder gar Unwillen, sondern das Ergebnis einer fehlenden Kommunikation und einer unzureichenden Planung. Oder anders ausgedrückt: Es sind strukturelle Probleme, die für die vielen Fehlinvestitionen im Einkauf verantwortlich sind.

In drei Schritten zum passenden Arbeitsgerät

Wir möchten Ihnen in diesem Artikel zeigen, wie Sie Schritt für Schritt zu sinnvollen und klugen Einkaufsentscheidungen gelangen und welche Klippen es dabei zu umschiffen gilt.

Schritt 1: Wer entscheidet was?

Jedes Unternehmen zeichnet sich durch eine ganz eigene Organisationsstruktur aus. Die einen sind sehr hierarchisch aufgebaut, die anderen verzichten auf vertikale Zuständigkeitsebenen. Unabhängig davon muss es in jeder Firma eine oder mehrere Personen geben, die ganz bestimmte Entscheidungen treffen. Diese sollten Sie in einem ersten Schritt zunächst einmal identifizieren und damit die Frage beantworten: Wer entscheidet, was gekauft wird und was nicht?

Darüber hinaus sollten Sie sich auf die Suche nach Personen machen, die dem Entscheidungsträger bei einer Einkaufsentscheidung beratend zur Seite stehen können. Wollen Sie beispielsweise neue Reinigungswägen anschaffen, dann fragen Sie doch einfach die Fachkräfte vor Ort, was ihnen wichtig ist, welche Anforderungen die Arbeitsgeräte erfüllen müssen und welche Kriterien eine Rolle spielen.

Bringen Sie nun alle relevanten Personen, die Entscheider und die Berater, an einen Tisch. Erarbeiten Sie gemeinsam einen Anforderungskatalog für das jeweilige Arbeitsgerät. Diese Kriterien können Sie dann im nächsten Schritt als Grundlage zur Beurteilung von Angeboten nutzen.

Schritt 2: Welches Angebot passt zu meinen Anforderungen?

In aller Regel erhalten Sie nicht nur ein Angebot, sondern mehrere. Doch noch bevor Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Preise und etwaige Sonderkonditionen richten, sollten Sie überprüfen, ob alle Ihre Anforderungen erfüllt worden sind. Passt der Reinigungswagen wirklich in den Lift? Ist der Kehrbesen in der Höhe verstellbar? Kann die Kehrmaschine in Ihrem Firmenwagen transportiert werden?

Können Sie einzelne Fragen, die sich aus Ihrem Anforderungskatalog ergeben, nicht positiv beantworten, kommt das Angebot für Sie schlicht nicht in Frage.

Schritt 3: Welche Informationen sind für künftige Einkäufe von Bedeutung?

Viele Arbeitsgeräte müssen Sie nicht nur einmal kaufen, sondern in regelmäßigen Abständen – Reinigungstücher und -mittel beispielsweise. Gerade hier macht es Sinn, die Erfahrungen der Fachkräfte festzuhalten. Vielleicht fusselt ein Reinigungstuch ja immerzu, oder ein Spezialmittel schmiert und hinterlässt Rückstände. Diese vermeintlichen Kleinigkeiten werden in aller Regel schnell vergessen, wenn es an Routine-Bestellung geht.

Deshalb sollten Sie Kaufakten anlegen, in die Sie alle wichtigen Informationen zu Ihren Einkäufen eintragen. Neben Fristen für Gewährleistungen und Garantien können das eben auch solche „Nebensächlichkeiten“ sein, die den Facharbeitern vor Ort das Leben sehr viel leichter machen können, wenn sie bei der nächsten Bestellung berücksichtigt werden.

Das waren Sie auch schon: die drei Schritte, mit denen Sie künftig nur noch sinnvolle Kaufentscheidungen treffen werden. Wichtig sind vor allem zwei Punkte: Kommunizieren Sie nicht nur mit den Entscheidern, sondern auch mit den Fachkräften, die mit den bestellten Geräten arbeiten werden. Und analysieren Sie im Vorfeld die Anforderungen, die ein Arbeitsgerät erfüllen muss. Dann kann im Grunde genommen nichts mehr schief gehen.

Möchten Sie mehr über das spannende Themenfeld Einkauf erfahren, laden wir Sie herzlich ein, auf unserem Blog mitzudiskutieren. Diesen erreichen Sie unter: https://www.ausderpraxis.eu.
Viel Spaß beim Lesen!
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